REKLAME
Når et firmaevent skal planlægges, er det fristende at fylde programmet.
Velkomst. Oplæg. Aktivitet. Frokost. Nyt oplæg. Underholdning. Middag. Musik. Måske lige en overraskelse inden desserten.
På papiret kan et tæt program se imponerende ud. For deltageren kan resultatet imidlertid blive det modsatte: Man bliver ført fra programpunkt til programpunkt uden rigtig at få tid til at tale med kolleger, fordøje et oplæg eller bare stå med en kop kaffe og kigge sig omkring.
Et vellykket arrangement behøver derfor ikke vurderes efter, hvor meget der sker. Rytmen betyder mindst lige så meget.
Det gælder både konferencer, firmafester og større medarbejderdage. Nogle dele af arrangementet skal samle opmærksomheden. Andre bør give plads til, at deltagerne selv bruger rummet og hinanden.
Pausen er også en del af programmet
En pause er ikke nødvendigvis tom tid.
Ved en konference kan den være det tidspunkt, hvor to deltagere diskuterer det oplæg, de netop har hørt. Ved et internt firmaarrangement kan den være muligheden for endelig at få talt med kollegaen fra en anden afdeling. Og ved en firmafest kan det være dér, gæsterne får mulighed for selv at bestemme tempoet.
Det betyder ikke, at pauser skal være lange eller ustrukturerede. Pointen er snarere, at de bør tænkes ind som en del af deltageroplevelsen.
Et program kan eksempelvis vurderes ud fra spørgsmål som:
- Er der tid nok til at bevæge sig mellem to aktiviteter?
- Får deltagerne mulighed for selv at tale sammen?
- Ligger der flere krævende programpunkter direkte efter hinanden?
- Er der naturlige steder, hvor man kan trække sig lidt tilbage?
- Har måltiderne tid til faktisk at være måltider?
Den slags detaljer virker små i en produktionsplan, men de mærkes tydeligt på dagen.
Det samme gælder ankomsten. Hvis de første 30 minutter alene handler om kø, garderobe og registrering, begynder oplevelsen før selve programmet på en mindre heldig måde. Hvis der derimod er tænkt over modtagelse, flow og muligheden for at orientere sig, kan gæsterne falde mere naturligt til.
Et event bureau kan designe mere end de store øjeblikke
Når man involverer et event bureau, er det derfor interessant at se på hele deltagerrejsen – ikke kun scene, underholdning og visuelle højdepunkter.
Event Republic beskriver selv arbejdet som en kombination af konceptudvikling, identitet, logistik, projektledelse og eksekvering. Bureauet fremhæver desuden en rød tråd fra idé til gennemførelse og arbejder med arrangementer fra netværksmøder til store internationale konferencer.
Netop den røde tråd kan også handle om tempo.
Hvis dagens vigtigste budskab bliver leveret klokken 10, er næste spørgsmål ikke nødvendigvis, hvad deltagerne skal underholdes med klokken 10.05. Måske har de større udbytte af at få mulighed for at tale om budskabet.
Hvis aftenen skal styrke relationerne mellem medarbejderne, er fem planlagte aktiviteter heller ikke nødvendigvis bedre end to. For mange faste indslag kan ende med at konkurrere med det, virksomheden egentlig ønsker: at mennesker mødes på en anden måde end i arbejdsdagen.
Event Republic arbejder ifølge sin egen præsentation med blandt andet firmafester, gallamiddage, teambuilding, konferencer, julefrokoster og erhvervsrejser. Forskellige formater kræver naturligvis forskellig rytme, men spørgsmålet er det samme: Hvornår skal arrangøren styre oplevelsen, og hvornår skal gæsterne have den tilbage?
De bedste højdepunkter får lov til at stå alene
Et overraskende sceneshow kan være effektivt. En stærk taler kan ændre stemningen i rummet. En kreativ middag eller et usædvanligt venue kan blive det, medarbejderne taler om bagefter.
Men et højdepunkt bliver ikke nødvendigvis stærkere af, at der ligger tre andre lige omkring det.
Det kan tværtimod betale sig at prioritere.
Event Republic fremhæver selv kreativitet og identitet som en del af bureauets arbejde og beskriver tidligere projekter med usædvanlige fysiske opsætninger og omfattende produktion. Den type greb kan give et event karakter, men et stærkt koncept behøver ikke fylde hvert eneste minut.
Hvis én del af arrangementet virkelig skal huskes, bør den måske have luft omkring sig.
Det samme gælder de mere stille elementer. Et godt område til samtaler, en gennemtænkt middag eller bare 20 minutter uden mikrofon kan vise sig at være lige så værdifuldt som endnu en programpost.
Det kræver lidt disciplin under planlægningen, fordi det altid er lettere at tilføje noget end at vælge noget fra. Men man kan prøve at stille et enkelt spørgsmål til hvert programpunkt: Hvad mister deltagerne, hvis vi fjerner det?
Hvis svaret er “ikke ret meget”, er pladsen måske bedre brugt på noget andet – eller på ingenting.
Et firmaevent bliver trods alt ikke oplevet som et regneark. Deltagerne husker stemningen, samtalerne, enkelte øjeblikke og den måde, dagen føltes på.
Derfor kan et program med færre, mere bevidste greb sagtens opleves rigere end et program, hvor hvert ledigt kvarter er fyldt ud. Når der er rytme mellem intensitet og ro, får både de planlagte højdepunkter og de spontane møder bedre mulighed for at gøre indtryk.
